AI-transparantieverklaring

1. Doel van deze verklaring

Codex 1838 B.V., ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42075431, bezoekadres Oder 20 D9088, 2491 DC Den Haag, zet kunstmatige intelligentie in bij haar incassodienstverlening. Met deze verklaring informeren wij klanten, debiteuren en overige belanghebbenden over de wijze waarop dat gebeurt. Wij doen dat mede ter uitvoering van de transparantieverplichtingen voor aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van kunstmatige intelligentie systemen, die onder meer inhouden dat natuurlijke personen die met kunstmatige intelligentie interageren daarover worden geïnformeerd en dat door kunstmatige intelligentie gegenereerde content als zodanig herkenbaar wordt gemaakt (art. 50 Verordening (EU) 2024/1689).

2. Het systeem

Codex 1838 B.V. heeft de kunstmatige intelligentie waarmee zij haar dienst verleent zelf ontwikkeld, dan wel in de onderneming ingebracht, en brengt dit systeem onder eigen naam in de handel als onderdeel van haar dienstverlening. De rechten op en de zeggenschap over het systeem berusten bij Codex 1838 B.V. Codex 1838 B.V. is daarmee aanbieder (provider) van dit systeem in de zin van art. 3, punt 3, Verordening (EU) 2024/1689). Codex zet het systeem in voor onder meer: (1) het opstellen en verzenden van incasso-correspondentie, zoals betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties;; (2) het uitvoeren van berekeningen, waaronder hoofdsom, rente en buitengerechtelijke incassokosten;; (3) het opbouwen en bewaken van dossiers en het voorbereiden en initiëren van de fasen van het incassotraject (debiteurenbeheer, buitengerechtelijke incasso en de gerechtelijke fase in samenwerking met een gerechtsdeurwaarder).

3. Grotendeels geautomatiseerde uitvoering

De incassodienstverlening van Codex verloopt in overwegende mate volledig geautomatiseerd. Het overgrote deel van de operationele handelingen, waaronder het contact met klanten, debiteuren en de gerechtsdeurwaarder, wordt door het systeem uitgevoerd zonder tussenkomst van een mens per afzonderlijke handeling. Menselijke beoordeling vindt plaats in de gevallen die het systeem daarvoor markeert (bijvoorbeeld bij een betwisting, bij de overgang naar de gerechtelijke fase of bij afwijkingen die om beoordeling vragen). Communicatie met een verhoogd risico of een juridisch gevoelig karakter, de overgang naar de gerechtelijke fase, een betalingsregeling buiten het vaste model en het afboeken van een vordering boven EUR 2,50 zijn beslissingen die door een mens worden genomen of beoordeeld. Codex bewaakt de kwaliteit van de geautomatiseerde uitvoering doorlopend door middel van ingebouwde controles, validatieregels en monitoring, en door de inzet van menselijke behandelaars op de gemarkeerde gevallen.

4. Kenbaarheid

Codex maakt in haar communicatie kenbaar dat daarbij kunstmatige intelligentie wordt ingezet. Iedere door het systeem gegenereerde brief of e-mail, ook de ingebrekestelling, de sommatie en de concept-dagvaarding, en ieder bericht in het klantportaal bevat een duidelijke vermelding dat de tekst met behulp van kunstmatige intelligentie van Codex 1838 B.V. is opgesteld, aangevuld met machineleesbare markering waar het formaat dat toelaat. Ontvangers kunnen daardoor vaststellen dat zij met een geautomatiseerd systeem te maken hebben (art. 50 lid 1 Verordening (EU) 2024/1689) en dat de content kunstmatig is gegenereerd (art. 50 lid 4 Verordening (EU) 2024/1689). Wie naar aanleiding van een bericht een mens wil spreken, kan contact opnemen met [email protected]; een menselijke behandelaar zal reageren.

5. Geautomatiseerde besluitvorming en de positie van de debiteur

De bescherming tegen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming van de Algemene verordening gegevensbescherming geldt voor natuurlijke personen (art. 22 lid 1 AVG). De debiteur is in onze dienstverlening een rechtspersoon en daarmee geen betrokkene in de zin van de AVG; de geautomatiseerde incassohandelingen worden verricht ten aanzien van die rechtspersoon. Voor zover Codex persoonsgegevens van bij een debiteur betrokken natuurlijke personen (zoals contactpersonen) verwerkt, worden over hen geen besluiten genomen die hen in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). Waar een klant een natuurlijke persoon is die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en ten aanzien van die klant een uitsluitend geautomatiseerd besluit zou worden genomen, berust dat besluit op de noodzaak voor de uitvoering van de met de klant gesloten overeenkomst (art. 22 lid 2 sub a AVG), en kan de klant om menselijke tussenkomst verzoeken via [email protected].

6. Classificatie: beperkt risico

Codex heeft het systeem beoordeeld aan de hand van de risicocategorieën van Verordening (EU) 2024/1689. Het systeem verricht geen verboden praktijk (art. 5) en valt niet onder de hoog-risico-categorieën van Bijlage III: het beoordeelt in het bijzonder niet de kredietwaardigheid van natuurlijke personen en stelt geen kredietscore vast, mede doordat de debiteuren uitsluitend rechtspersonen zijn. Het systeem kwalificeert daarmee als systeem met beperkt risico, waarvoor de transparantieverplichtingen van art. 50 gelden. Deze classificatie is niet afhankelijk van menselijk toezicht. Wij herbeoordelen haar bij iedere wezenlijke wijziging van het systeem, van ons gebruik daarvan of van de regelgeving. Codex incasseert uitsluitend op rechtspersonen en beoordeelt geen kredietwaardigheid van natuurlijke personen. Zou de dienstverlening worden uitgebreid naar vorderingen op natuurlijke personen, dan herbeoordeelt Codex de classificatie vóór die uitbreiding.

7. Onderliggende modeltechnologie

Het systeem maakt voor het genereren van tekst gebruik van taalmodellen die worden aangeroepen via cloudinfrastructuur in een EU-regio. De leveranciers van die infrastructuur treden voor klantdossiergegevens op als subverwerker en voor eigen bedrijfsgegevens van Codex als verwerker onder een verwerkersovereenkomst, met de afspraak dat ingevoerde gegevens en gegenereerde uitvoer niet worden bewaard en niet worden gebruikt voor de training van modellen. Zie voor het overzicht van onze verwerkers https://codex1838.nl/verwerkers en onze privacyverklaring op https://codex1838.nl/privacy.

8. Kwaliteit en verantwoordelijkheid

Codex blijft verantwoordelijk voor de uitkomsten van haar geautomatiseerde dienstverlening. Codex bewaakt de juistheid van berekeningen en van de juridische inhoud door middel van ingebouwde validatie, monitoring van afwijkingen, markering van gevallen voor menselijke beoordeling en periodieke evaluatie van het systeem tegen de eisen van Verordening (EU) 2024/1689 en de AVG. Een klacht of een signaal over een concreet bericht kan worden gemeld via [email protected]; een menselijke behandelaar neemt die vervolgens in behandeling.

9. Contact en wijzigingen

Vragen over deze verklaring of over de werking van het systeem kunt u richten aan [email protected]. Wij passen deze verklaring aan wanneer het systeem, ons gebruik daarvan of de toepasselijke regelgeving wijzigt. De actuele versie staat steeds op https://codex1838.nl.

Codex 1838 B.V., Oder 20 D9088, 2491 DC Den Haag, [email protected], https://codex1838.nl, KvK 42075431.

Versie 30 september 2026.