Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Codex 1838 B.V. ("Codex", "wij") is een besloten vennootschap naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42075431. Ons adres is Oder 20 D9088, 2491 DC Den Haag. Wij zijn bereikbaar via [email protected] en https://codex1838.nl.

Codex verleent geautomatiseerde incassodiensten aan ondernemingen, uitsluitend voor vorderingen op rechtspersonen. Wij vallen daarmee buiten de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Deze verklaring beschrijft hoe wij met persoonsgegevens omgaan en geeft de informatie die wij moeten verstrekken wanneer wij gegevens bij u zelf verzamelen (art. 13 AVG) en wanneer wij gegevens van een ander verkrijgen (art. 14 AVG).

2. Onze rol

Codex verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden. Voor de gegevens van contactpersonen van debiteuren die een klant in een dossier aanlevert, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Codex verwerker (art. 28 AVG): Codex verwerkt die gegevens in opdracht van de klant, op grond van de verwerkersovereenkomst die de klant bij registratie aanvaardt. Voor de gegevens van contactpersonen van klanten en prospects, van referral partners van het Referral Programma, van websitebezoekers en van sollicitanten is Codex zelf verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring beschrijft beide verwerkingen; waar het dossiergegevens betreft, staat dat erbij.

3. Van wie wij gegevens verwerken en welke

Contactpersonen van klanten en prospects. Naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, inloggegevens voor het platform, de instellingen die u in het platform kiest en de inhoud van onze correspondentie.

Contactpersonen van debiteuren. Onze klanten melden vorderingen aan op rechtspersonen. Van de contactpersonen bij die rechtspersonen verwerken wij naam, functie, zakelijke contactgegevens, de correspondentie over de vordering, betaalgegevens en de gegevens die het Handelsregister over de vertegenwoordiging van de rechtspersoon vermeldt. Wij incasseren niet op natuurlijke personen en niet op eenmanszaken.

Referral partners van het Referral Programma. Naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, bankrekeningnummer, KvK-nummer en BTW-status bij deelname als onderneming, de persoonlijke link en de daaraan toegerekende registraties, en de referral partner via wiens link u zich hebt aangemeld. Zie ook de voorwaarden van het Referral Programma.

Websitebezoekers. Technisch noodzakelijke gegevens zoals IP-adres, browsertype en tijdstip, uitsluitend voor de goede en beveiligde werking van de website. Zie onze cookieverklaring. Bezoekstatistieken verzamelen wij met Plausible Analytics, zonder cookies: er wordt niets op uw apparaat opgeslagen of daarvan uitgelezen. Om unieke bezoekers te kunnen tellen, verwerkt Plausible uw IP-adres en browsertype en zet die met een dagelijks wisselende sleutel om in een versleutelde code (hash); het IP-adres zelf wordt niet opgeslagen en de statistieken zijn niet tot personen herleidbaar. Plausible draait voor ons op servers van Calq B.V. binnen de Europese Unie en deelt geen gegevens met derden. Onze website en ons platform worden geleverd via het netwerk van Cloudflare, Inc., dat het verkeer doorgeeft, beveiligt en tegen misbruik beschermt. Bij formulieren waarmee u een account aanmaakt, uw wachtwoord of toegang herstelt, contact met ons opneemt of zich aanmeldt voor de wachtlijst of het Referral Programma, controleert Cloudflare (met Cloudflare Turnstile) of het verzoek van een mens afkomstig is. Cloudflare verwerkt daarvoor onder meer uw IP-adres en browser- en apparaatkenmerken, en kan daarbij technisch noodzakelijke gegevens op uw apparaat opslaan of uitlezen (zie de cookieverklaring). Voor deze beveiliging is Cloudflare onze verwerker. Cloudflare gebruikt deze gegevens daarnaast als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke om de eigen herkenning van geautomatiseerd verkeer te verbeteren; daarvoor geldt de privacyverklaring van Cloudflare voor deze dienst: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/.

Sollicitanten. De gegevens die u ons verstrekt, zoals naam, contactgegevens, curriculum vitae en motivatie.

4. Waarvoor en op welke grondslag

a. Uitvoering van de incasso-opdracht: het beoordelen, aanmanen, sommeren, corresponderen, treffen van een betalingsregeling, doorgeleiden naar de gerechtsdeurwaarder en afwikkelen van betalingen. Grondslag voor gegevens van klantcontactpersonen: de uitvoering van de overeenkomst met de klant (art. 6 lid 1 onder b AVG). Gegevens van debiteurcontactpersonen verwerken wij als verwerker in opdracht van de klant; de klant beroept zich daarvoor op zijn gerechtvaardigd belang bij betaling van zijn vordering (art. 6 lid 1 onder f AVG).

b. Aflevercontrole van e-mail. Om vast te stellen of een bericht met rechtsgevolgen de debiteur heeft bereikt, registreren wij op mailserverniveau of een bericht is verzonden, afgeleverd of geweigerd (bounce). Wij plaatsen geen trackingpixel en registreren niet of een bericht is geopend of aangeklikt. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG); de afweging is intern vastgelegd en opvraagbaar.

c. Aangetekende verzending. Formele berichten kunnen via een dienstverlener voor aangetekende verzending worden verstuurd, met registratie van verzending en aflevering. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij bewijs van aflevering (art. 6 lid 1 onder f AVG).

d. Verificatie in het Handelsregister. Wij controleren de rechtsvorm en de vertegenwoordiging van klant en debiteur via de Kamer van Koophandel. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, voor de afbakening van onze dienst tot rechtspersonen, naleving van de wet (art. 6 lid 1 onder c en f AVG).

e. Referral Programma. Registratie van deelname, toerekening van klanten, berekening en uitbetaling van de vergoeding en de opgaven die de wet van ons vraagt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de referral partner en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder b en c AVG).

f. Administratie en wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG).

g. Beantwoording van vragen en klachten, beveiliging en goede werking van website en platform, bezoekstatistieken van de website, en verbetering van ons systeem op basis van geaggregeerde, niet tot personen herleidbare gegevens. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG).

h. Werving en selectie. Grondslag: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst op uw verzoek (art. 6 lid 1 onder b AVG); langer bewaren alleen met uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG).

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij dat belang afgewogen tegen uw belangen en grondrechten. De afwegingen zijn opvraagbaar via [email protected].

5. Met wie wij gegevens delen

Subverwerkers en verwerkers. Voor de technische uitvoering schakelen wij dienstverleners in die uitsluitend in onze opdracht werken, op basis van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Voor dossiergegevens zijn zij subverwerker van de klant (art. 28 lid 2 en 4 AVG); voor de gegevens waarvoor Codex zelf verantwoordelijke is, zijn zij verwerker van Codex. De actuele lijst staat op https://codex1838.nl/verwerkers en omvat onze hosting- en AI-infrastructuur in de EU, ons netwerk voor levering en beveiliging van website en platform (Cloudflare), onze kantoorautomatisering, onze betaaldienstverlener en onze dienstverlener voor aangetekende verzending.

Gerechtsdeurwaarders, advocaten en juristen. Gaat een dossier naar de gerechtelijke fase, dan ontvangen zij de daarvoor noodzakelijke gegevens. Voor hun ambtshandelingen en hun eigen wettelijke taken zijn zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Kamer van Koophandel. Wij raadplegen het Handelsregister via de KvK-koppeling. De Kamer van Koophandel is geen verwerker van Codex.

Referral partners. Is een klant via een referral partner van het Referral Programma bij ons gekomen, dan ontvangt die referral partner per kwartaal een opgave per klant met de naam van de klant, het aantal nieuwe dossiers van de klant in dat kwartaal, de omzet ex BTW die wij in dat kwartaal uit die klant hebben ontvangen en de vergoeding van de referral partner daarover. Heeft een referral partner een andere referral partner aangebracht, dan ziet hij van die referral partner de naam en de datum van aanmelding, en per aangebrachte referral partner de omzet ex BTW en zijn vergoeding daarover. De klanten van een aangebrachte referral partner ziet hij nooit.

Autoriteiten. Wij verstrekken gegevens aan bevoegde autoriteiten indien een wettelijke verplichting daartoe noodzaakt.

6. Doorgifte buiten de EER

Onze gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Het AI-verwerkingsdeel draait op infrastructuur in een EU-regio. Het verkeer van en naar onze website en ons platform loopt via het netwerk van Cloudflare, Inc., gevestigd in de Verenigde Staten. Cloudflare, Inc. is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; de doorgifte berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG). Vindt bij uitzondering toch een doorgifte naar een land buiten de EER plaats, dan gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen, in de regel de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (art. 46 lid 2 onder c AVG). Een kopie is opvraagbaar via [email protected].

7. Hoe lang wij bewaren

a. Dossiergegevens, waaronder gegevens van debiteurcontactpersonen: gedurende de looptijd van het dossier en daarna zolang nodig voor de afwikkeling en voor de verjaringstermijn van de vordering en van eventuele aanspraken over en weer.

b. Aflevergegevens van e-mail (verzonden, afgeleverd, bounce): zes maanden na afsluiting van het dossier, tenzij een lopende procedure langer bewaren noodzakelijk maakt.

c. Klant- en contactgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor de afwikkeling en de verjaringstermijn van aanspraken uit de overeenkomst.

d. Gegevens van referral partners van het Referral Programma: zeven jaar na de laatste uitbetaling voor zover de administratie dat vereist; overige gegevens twee jaar na het einde van de deelname.

e. Administratieve en fiscale gegevens: conform de wettelijke bewaarplicht, in de regel zeven jaar.

f. Sollicitatiegegevens: vier weken na afronding van de procedure, of met toestemming maximaal een jaar.

g. Technische loggegevens van de website: maximaal 12 maanden.

8. Uw rechten

U heeft recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16 AVG), wissing (art. 17 AVG), beperking (art. 18 AVG), overdraagbaarheid (art. 20 AVG) en bezwaar tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG). Berust een verwerking op toestemming, dan kunt u die intrekken (art. 7 lid 3 AVG). Stuur uw verzoek aan [email protected]; wij kunnen u vragen zich te identificeren. Bent u contactpersoon van een debiteur, dan is de klant die de vordering heeft aangeleverd verwerkingsverantwoordelijke; wij geven uw verzoek onverwijld aan hem door en handelen het namens hem af. Wij reageren binnen een maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij u binnen de eerste maand informeren (art. 12 lid 3 AVG).

9. Geautomatiseerde uitvoering en kunstmatige intelligentie

Codex voert haar dienst in overwegende mate geautomatiseerd uit met haar eigen systeem en maakt dat in haar communicatie kenbaar (art. 50 Verordening (EU) 2024/1689). Het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit komt toe aan natuurlijke personen (art. 22 lid 1 AVG). De debiteur is bij ons steeds een rechtspersoon; over contactpersonen van debiteuren worden geen besluiten genomen die hen in aanmerkelijke mate treffen. Is een klant een natuurlijke persoon die handelt in beroep of bedrijf, dan berust een uitsluitend geautomatiseerd besluit ten aanzien van die klant op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 22 lid 2 onder a AVG); die klant kan om menselijke tussenkomst vragen via [email protected]. Zie ook onze AI-transparantieverklaring.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG): versleuteling in transit en at rest, toegang op basis van rollen en need-to-know, tweefactorauthenticatie, logging en monitoring, hosting in EU-regio's en contractuele afspraken met onze leveranciers over geheimhouding en het niet gebruiken van gegevens voor eigen doeleinden. Vermoedt u een beveiligingsincident, meld dit dan via [email protected].

11. Cookies

Onze website gebruikt cookies voor de werking en beveiliging van het platform. Zie onze cookieverklaring voor de cookies, hun doelen en bewaartermijnen.

12. Klachten

Neem bij een klacht eerst contact op via [email protected]. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl (art. 77 AVG).

13. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan bij wijziging van onze dienstverlening, onze verwerkers of de wet. De actuele versie staat op https://codex1838.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten actief.

Codex 1838 B.V., Oder 20 D9088, 2491 DC Den Haag, [email protected], KvK 42075431.

Versie 2 november 2026.